Facility & Office Operations Manager

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit einem wichtigen HQ-Standort in Basel. In einem dynamischen und professionellen Umfeld spielen Facility Management, Office Services und ein reibungsloser Büroalltag eine zentrale Rolle. Für diesen Standort suchen wir eine serviceorientierte und hands-on Persönlichkeit, die operative Facility-Themen zuverlässig koordiniert, externe Dienstleister steuert und eine professionelle Arbeitsumgebung für Mitarbeitende, Gäste und das Senior Management sicherstellt.

• Operative Betreuung des Facility- und Office-Managements vor Ort
• Koordination von externen Dienstleistern, Lieferanten und Facility-Partnern
• Unterstützung bei Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Purchase Orders
• Planung, Vorbereitung und Organisation von Meetingräumen, Besucherempfang und internen Terminen
• Sicherstellung eines professionellen Service- und Hospitality-Erlebnisses für Mitarbeitende, Gäste und Senior Management
• Enge Zusammenarbeit mit C-Level Stakeholdern sowie internen Fachbereichen
• Bearbeitung von Facility-Anfragen, Services und Eskalationen
• Unterstützung bei Budgettracking, Kostenkontrolle und administrativen Facility-Prozessen
• Mitwirkung bei der Optimierung von Abläufen, Servicequalität und internen Prozessen
• Nutzung von Workplace- oder Visitor-Management-Tools; Erfahrung mit Envoy ist von Vorteil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Facility Management, Hospitality, Office Management, Business Administration oder vergleichbar
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Facility Management, Office Services, Workplace Services oder Hospitality Management
• Erfahrung in einem internationalen, professionellen oder HQ-nahen Umfeld von Vorteil
• Erfahrung in der Steuerung von externen Dienstleistern, Lieferanten und Facility-Partnern
• Gute Kenntnisse in Vertragsmanagement, Bestellungen, Rechnungen und Purchase Orders
• Erfahrung im Umgang mit Senior Management / C-Level Stakeholdern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, insbesondere bei Raumplanung, Meetingvorbereitung und Besucherkoordination
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse; Erfahrung mit Envoy oder ähnlichen Tools ist ein Plus
• Serviceorientierte, hands-on und zuverlässige Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse

Es können nur Schweizer/EU/EFTA-Staatsangehörige oder Personen mit gültiger Schweizer Arbeitsbewilligung berücksichtigt werden, die kein Sponsoring benötigen.